採用管理システムとは、企業が効率的に採用活動を行うのをサポートするために作られているシステムのことをいいます。

採用活動をするうえで欠かせない求人情報の管理や応募者の個人情報など様々な情報を一元管理することが可能で、

「ATS（Applicant Tracking System）」と呼ばれているものです。

採用活動に関することだけでなく、応募から入社までの以下のような項目を管理することができます。

複数の媒体で求人を出す場合、それぞれの管理が必要になりますが、これらも採用管理システムで行うことができます。

どの媒体に対してどういった情報を公開しているのか、募集期限はいつまでなのかなど、細かく管理できるのが魅力です。

求職者の情報を安全に管理するためにも採用管理システムが役立ちます。

閲覧者を制限することができるので、求職者から寄せられた個人情報や履歴書などの情報を慎重に扱うのに適しているでしょう。

一人ひとり選考状況が異なりますが、採用進捗について採用管理システムで確認が可能です。

どこまで対応できているのかをしっかりステータス化できるので、連絡が必要な求職者への対応を忘れていたなどのミスも防ぐことができます。

内定者に対し、どこまで対応済みなのかわかりやすくなるので、正確な管理が可能です。

内定者に対する連絡やフォローまで行うことができる採用管理システムが多いため、何かと不安を感じがちな内定者としっかりコミュニケーションを取り、入社辞退を防ぐのにも役立ちます。

採用管理システムを導入することにより、多くのメリットがあります。

代表的なものは以下の3つです。

応募があった場合にシステム上で管理ができるため情報入力の手間を省けるほか、選考管理・面接案内がしやすくなります。

手作業での管理・入力作業をするとどうしても人為的なミスが発生しやすくなるので、そういったものを防ぐことにもつながるでしょう。

連絡すべきなのにまだ対応できていない求職者は誰なのかも一目でわかるので、連絡忘れなどが発生することもありません。

複数の採用担当で採用状況を理解できるように、データの共有が可能です。

これにより特定の担当者だけでなく、採用担当全体でスムーズに採用活動を行っていくことができます。

効率の良い採用活動は、優秀な人材を他社に取られないためにも重要です。

内定の連絡や、各ステップで時間がかかると他社を検討されてしまう可能性があるので、それを防ぐためにも採用管理システムを役立てましょう。

近年は少子高齢化などの影響を受けて多くの企業で人材不足が進んでいます。

これを打破するためには、求職者からの応募にいち早く反応するのはもちろんのこと、きめ細やかな対応が必要不可欠だといえるでしょう。

しかし、従来のエクセルなどを活用した方法で迅速な対応をしようと考えると、採用担当の負担が大幅に増えてしまう恐れがあります。

採用管理システムは採用担当の負担を抑えられるだけでなく、求職者への対応力を向上させる効果も期待できるので、より迅速な対応が求められている今だからこそとても重要なシステムといえるのです。

担当者が採用管理だけでなくその他の業務も兼任している場合、採用管理システムを導入することにより業務負担が大幅に軽減されます。

特に人材が不足している企業の場合、応募者への対応に迅速に反応できず優秀な人材を逃してしまう可能性もあるので、採用管理システムを導入し、円滑な採用活動につなげてみてみてはいかがでしょうか。